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How To Orga: Finanzen

2025-01-04T17:03:46Z

Lilime: /* Während der KoMa */

'''ACHTUNG: Die hier vorgestellten Zahlen sind mittlerweile (Stand Mai 2022) vermutlich stark veraltet und mit Vorsicht zu genießen!'''

Wenn man eine KoMa ausrichtet, muss man immer die Finanzen im Blick haben. Nicht nur, weil man nicht mehr ausgeben sollte als man einnimmt, sondern auch, weil die Finanzbuchhaltung für Dritte (BMBF, AStA, KoMa e.V.) nachvollziehbar sein sollte.

== Ausgaben ==

Die Ausgaben für die KoMa lassen sich grob in die folgenden Bereiche einteilen:

* [[How To Orga: Verpflegung]] - Wahrscheinlich der größte Kostenpunkt. Je nach Anzahl der Teilnehmer kann man mit etwa 30-50€ pro Person rechnen.
* Unterkunft - Die Kosten der Unterkunft hängen sehr von der Art dieser ab und können ca. zwischen 3000€ und 10000€ liegen.
* Teilnehmendenausstattung - auch ein großer Posten. Hier schlagen vor allem die Teilnahme-Shirts, aber auch der Druck der Infohefte zu buche. Gegebenenfalls vorhandene Tagungstickets zählen auch in diesen Bereich.
* Öffentlichkeitsarbeit - Ein verhältnismäßig kleiner Posten. Hauptsächlich Druck und Versand vom KoMa-Kurier und den Einladungen.
* Kulturprogramm - Meist der kleinste Posten. Stadtführung.
* Fixkosten - Ein nicht zu vernachlässigender großer Posten. Helfendenausstattung, Versicherungen, Mieten für KfZ und Kühlgeräte. Und alles an was man vorher nicht gedacht hat.

Bis auf die Kosten für die Teilnahmeshirts und das Kulturprogramm sind diese Posten förderungsfähig. Bei der Verpflegung gilt dies jedoch nicht für die Kasse-des-Vertrauens-Artikel.

=== Kosten für Verpflegung ===

Die Kosten für das ewige Frühstück kann man mit etwa 30-50€ pro Person veranschlagen. Dazu kommen dann die Kosten für die Warmverpflegung (Mensa, Catering, selber kochen/grillen).

=== Kosten für Teilnehmerausstattung ===
Hier kommt es entscheidend darauf an, wo man seine T-Shirts drucken lässt. Shirts in vernünftiger Qualität inklusive haltbarem Aufdruck kann man schon für 7-8€ bekommen.

Eine wichtige Frage, die frühzeitig geklärt werden sollte, ist ob man den Teilnehmern Konferenztickets stellen möchte. Ob sich dies lohnt hängt natürlich davon ab, wie zentral die Uni gelegen ist und mit wievielen Fahrten man rechnet.

Meist stellt man den Teilnehmerinnen eine Tasche zur Verfügung, in welche man das Infoheft und weiteres Konferenzmaterial packt. Einiges davon kann man als Sachspenden von Sponsoren bekommen (Kugelschreiber, Blöcke, etc.)

Außerdem benötigt man Namensschilder für die Teilnehmer.

=== Fixkosten ===

* Helfershirts: Wichtig ist, dass die Rechnung getrennt von der für die Teili-Shirts ist.
* '''Veranstaltungsversicherung''' - Sollte man unbedingt haben.
* Verbrauchsmaterial
* Reinigungsmaterial
* Mieten für Kühlschränke
* Mieten für KfZ, Sprit
* Bewachungskosten
* Ersthelferkurse, Verbandmaterial

== Einnahmen ==

Allgemein hat man drei Einnahmequellen:

* Teilnehmer_innen - Jeder Teilnehmer zahlt in der Regel einen Teilnahmebeitrag.
* BMBF - In den letzten Jahren wurde die KoMa regelmäßig vom BMBF gefördert. Wir hoffen, dass dies auch in Zukunft so bleibt
* Sponsoren - Insbesondere für die nicht-förderungsfähigen Ausgaben benötigt man Sponsoren. Diese können oft auch mit Sachmitteln sponsorn.

== Buchhaltung ==

Zuerst ein paar grundsätzliche Dinge:

* Wenn man eine KoMa organisiert hat man mit einem Kostenrahmen von 5000€ bis 8000€ zu tun.
** Wenn man eine KIF-KoMa ausrichtet, wird der Kostenrahmen bei 15.000€ bis 20.000€ liegen.
* Eine saubere Buchführung sind unabdingbar für eine saubere, nachvollziehbare Endabrechnung.
** Die meisten haben damit keine oder kaum Erfahrung. Lasst euch vom Förderverein helfen. Haltet euch an die hier genannten Hinweise
* Es sollte nur eine Person geben, die mit dem Geld hantiert, Quittungen und Rechnungen sammelt und die Buchführung macht. Alles andere endet im Chaos.
* Alle Ausgaben müssen nachvollziehbar dokumentiert sein. Keine Ausgaben ohne Rechnung oder Quittung. Die Kasse muss am Ende auf den Cent genau stimmen.
* Förderungsfähige und nicht-förderungsfähige Posten dürfen nicht gemeinsam auf einer Rechnung stehen.
* Viele kleine Rechnungen sind besser als eine Große.

== Finanzplanung ==

Eine gute Planung ist durch nichts zu ersetzen. Dies gilt auch und insbesondere für die Finanzierung. Mach euch frühzeitig eine Liste der zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben. Sofern es auf die einzelnen Punkte zutrifft berücksichtigt, wie sich die Kosten ändern, wenn sich die Teilnehmerinnenzahl ändert.
== Bargeld ==

Ihr werdet im Rahmen der KoMa mit viel Bargeld in Berührung kommen. Die Teilnehmerinnen werden in der Regel am Anreisetag ihren Beitrag bezahlen. Ihr habt dann schnell mehr als 1000€ in bar in der Hand. Überlegt euch im Vorfeld genau, wie ihr mit diesem Geld umgehen wollt. Es ist *keine gute Idee*, das Geld im Fachschaftsraum zu lagern, bis man am nächsten Tag einkaufen oder zur Bank fährt. Es ist in der Vergangenheit schon vorgekommen, dass dieses Geld über Nacht geklaut wurde. Am Besten bringt man das Geld noch am Anreisetag zur Bank.

== Nochmal in anders ==
Es ist völlig ok, wenn eure Fachschaft der Rechnungsempfänger ist.
Beachtet aber bitte folgende Hinweise:

* Eure Hauptaufgabe wird es sein, für eine saubere Buchführung zu sorgen. Den Abrechnungskram mit dem BMBF erledigt der Förderverein. Bitte hebt alle Originalrechnungen auf. Das BMBF akzeptiert keine Kopien.

* Hebt JEDE Rechnung sorgfältig auf. Am Besten in einer Klarsichthülle, diese in einem Aktenordner, den in einem Regal/Schrank! Seht zu, dass möglichst keine Privatpersonen Rechnungsempfänger sind. Habt ihr nen Förderverein: Gut, Sonst die Fachschaft selbst.

* Führt auch Buch über eure Bargeld-Kassen, warum wurde Geld reingelegt, wo kam es her? Wer hat Geld wozu herausgenommen? Trennt nach Möglichkeit Bargeldkassen für Teilnehmerbeiträge und T-Shirts.

* Die KoMa-Teilnehmer müssen sich JEDEN TAG in die Teilnehmerlisten des jeweiligen Tages eintragen. Eine Eintragung im Voraus oder im Nachhinein ist nicht erlaubt. Dies wird ggf. durch das BMBF kontrolliert. Jede fehlende Unterschrift kostet uns 40€. Jeder Teilnehmer, der sich also gar nicht einträgt, kostet uns also 160€!

* Zur einfachen Eintragung schlage ich folgendes Verfahren vor:
** Jeder KoMa-Teilnehmer hat sich schon bei der Anreise in die Liste für den entsprechenden Tag einzutragen, ihr erledigt dies direkt am Meldekopf.
** Außerdem gebt ihr beim Zwischen- und Abschlussplenum die entsprechenden Listen rum.
** Sollte das Abschlussplenum länger als Mitternacht gehen, könnt ihr die Sonntagslisten auch dann schon rumgeben. Ansonsten bitte den Hinweis geben, dass die Leute sich auch am Sonntag noch eintragen. Für den Donnerstag müsst ihr ggf. den Leuten hinterherlaufen. Wir hatten mit Aushängen im Info-Cafe in Bremen großen Erfolg, da wir Abends immer eine Liste der Leute anschlugen, die sich noch nicht eingetragen haben.

* Zum Rechnungswesen:
** Bitte sorgt dafür, dass alle Einkäufe, die förderungsfähig sind, durch Rechnungen/Kassenbons belegen könnt.
** Achtet darauf, dass ihr förderungsfähige und nichtförderungsfähige Ausgaben auf verschiedenen Rechnungen stehen habt.
** Kleine Rechnungen sind besser als Große!

* Folgende Ausgaben sind förderungsfähig:
** ca. 30 Orga-T-Shirts
** Lebensmittel für das Ewige Frühstück
** Warme Mittagsverpflegung (Mensa/Catering, Richtwert: 3x4€/TN)
** Kaffee, Tee, Mineralwasser
** ca. 2-3 Kisten Bier
** ca. 2-3 Kisten Softdrinks
** Süßigkeiten im Wert von ca. 50€ (~1€/TN)
** Verbrauchsmaterial wie Papierservietten, Haushaltsrolle, Alufolie, Frischhaltefolie, Einweghandschuhe, Einweggeschirr, Spül- und Reinigungsmittel, etc.
** Teilnehmerausstattung: Tasche, Stifte, Papier, Namensschild, Infoheft, ÖPNV-Tickets aber NICHT Teili-Shirts!
** Veranstaltungsversicherung

* Folgende Ausgaben sind NICHT förderungsfähig:
** Teilnehmer-T-Shirts,
** Kosten für Raummiete, Bewachung, Mietfahrzeuge, etc.
** Alkoholische Getränke und Softdrinks abgesehen von den obigen Mengen
** Süßigkeiten abgesehen von den obigen Mengen

== BMBF ==
[https://projekttraeger.dlr.de/de/studentischeverbaende Hier] geht es zur Seite des DLR mit allgemeineen Infos und eine Zusammenfassung einiger KoMa-spezifischen Dinge:

=== Vor der KoMa ===
Man sollte sich schon ein Jahr vor der KoMa mit dem Förderverein der KoMa in Verbindung setzen um zusammen den Förderantrag beim Bundesministerium für Bildung und Forschung zu stellen, dieser finanziert zum großen Teil die Veranstaltung. Wie oben beschrieben gibt es einen Unterschied zwischen förderbaren und nicht-förderbaren Dingen, zb Menschen, die nicht in Deutschland immatrikuliert sind. Man sollte schauen wie man nicht-förderbare Dinge finanziert (Sponsoring). Der Betrag, denn man pro förderfähiger Person und voll-förderfähigem Tag erhält sind aktuell maximal 45€ (Stand: Januar 2024) und 200 Personen. Rechnungen sollten dabei immer auf die Fachschaft oder den Verein ausgestellt sein und nicht an Privatpersonen. Um zu beweisen, dass Menschen förderfähig sind, muss man dem BMBF von diesen eine aktuelle Studienbescheinigung schicken. Es ist sinnvoll, die Leute schon während der Anmeldung zu KoMa aufzufordern diese hochzuladen.

Für den Antrag werden eine Kalkulationstabelle und eine Vorhabenbeschreibung gebraucht. Als Orientierung könnt ihr die Anträge aus den vergangenen Jahren verwenden, fragt dafür beim Förderverein nach.

=== Während der KoMa ===
Es ist wichtig, dass an jedem förderfähigem Tag der KoMa die aktuellen BMBF-Listen von allen förderfähigen Teilnehmenden ausgefüllt werden, nur damit kann dem BMBF bewiesen werden, dass wir uns wirklich getroffen haben und das Geld erhalten. Die Listen sind auf der Seite des DLR zu finden. Zudem werden alle Kassenzettel und Rechnungen benötigt um das Geld zu erhalten.

Achtet während der KoMa darauf, dass an jedem Tag genug förderbare Arbeitszeit zusammen kommt. Für einen vollen (halben) Tag brauch man 6h (3h) förderfähige Arbeitszeit. Als förderfähige Zeit gelten alle inhaltlichen, hochschulpolitischen, etc... Arbeitskreise. Nicht förderfähig sind Meta, Infrastruktur und Spaß AKs.

=== Nach der KoMa ===
Nach der KoMa muss diese noch abgerechnet werden. Dafür müssen alle Belge aufgelistet und eingescannt werden und zu den entsprechenden Posten im Finanzplan zugeordnet werden. Diese Abrechnung und die BMBF-Listen werden dann an den Verein geschickt und diese reichen die dann ein. Das alles sollte ein Monat nach der KoMa erledigt sein.

Nochmal in Kürze:

Redet mit dem Verein, wenn ihr Fragen habt.

Hebt jede Rechnung, jeden Kassenbon auf. Dokumentiert jede Geldbewegung
auf den Cent genau. Hebt jede Rechnung, jeden Kassenbon auf. Führt
ordentlich Buch. Hebt jede Rechnung, jeden Kassenbon auf.

How To Orga: Zeitliche Übersicht

2025-01-04T16:56:53Z

Lilime:

Wenn man sich dazu entschieden hat eine KoMa zu organisieren, ist oft nicht klar, welche Aufgabenbereiche welche Dringlichkeit haben, weshalb hier zeitlich aufgeschlüsselt wird, was wann passieren sollte. Gerne dürfen Dinge schon früher passieren, um in der Zeit vor der Konferenz weniger Stress zu haben. Beachtet auch die gesammelten [[How To Orga:TippsUndTricks|Tipps & Tricks]].

=== Lange Vorher ===

* Als allererstes: [[How To/Orga/Entscheidung|Die Entscheidung]].
* 1,5 Jahre Vorher: Auf der KoMa die Konferenz zu sich holen. Davor am besten mit dem KoMa e.V. sprechen.
* Orgastruktur festlegen
** Wie wird dokumentiert? Wo landen Dateien? Wie sollen die Mails aussehen (Signatur etc.)?
* Zeitraum für die Konferenz festlegen, dann kann man sowohl intern als auch extern mit diesem Datum planen.
* Die Veranstaltung bei der Uni/Fakultät/Fachbereich anmelden.
** Je nachdem wie das bei eurer Uni läuft auch vor der Entscheidung im KoMa-Plenum.
* Das How-To-Orga nochmal lesen.
* Mit dem KoMa e.V. in Verbindung setzen.
* Mit Altorgas in Verbindung setzen.
* Sehr frühzeitig: [[How To Orga: Finanzen|Finanzierung]] & BMBF-Förderung mit dem [[How To Orga: Foerderverein|Förderverein]] klären.
* [[How To Orga:Unterkunft|Unterkunft]] organisieren.
* Finanzplan erstellen.
* Im Semester vor der KoMa: Räume reservieren.
* Logo & Design erstellen.
* Orga-Mail-Adresse(n) erstellen.
* Domain für Webseite zulegen.

=== Vorher (1-2 Monate) ===

==== 2 Monate vorher ====

* Mensen, Bäckereien, Caterer, etc. für Verpflegung anfragen.
* Veranstaltungsversicherung abschließen.
* [[How To Orga: Anmeldung|Anmeldung]] freigeben.
* Helfende anwerben
** Eigene Fachschaft, andere Fachschaften, Komatiker*innen, ...
** [[How To Orga: Engelsystem|Engelsystem]] aufsetzen.
** Arten von Schichten: KoMaNdozentrale, Frühstück, Einkaufen (Fahrerlaubnis benötigt), Aufräumen (währenddessen), Springer, Nachtwache (Schlafhalle und Frühstück), Awareness, Guides, Spülen, Anmeldung, Aufbau, Abbau
* Exkursionen/Kulturprogramm/Kneipentour planen.
** Werden ÖPNV-Tickets benötigt?
* Tagungsheft erstellen.
** Wichtige Nummern
** Lageplan mit allen wichtigen Räumen
** Wer sind Ansprechpersonen? Wie sind diese erkennbar?
** [[How To Orga:Awarenesskonzept|Awarenesskonzept]]
** Mörderspiel
** Ablaufplan
* Neulingsheft überarbeiten
* Getränke bestellen
* Kommunikation mit den Teilnehmenden während der Konferenz klären
** Telegram Channel, Mailverteiler, Plenumsannouncements,...
* Hardware organisieren (Töpfe, Herdplatten, Kühlschränke, Kühlwagen, Geschirrmobil, Beamer, Kamera fürs Gruppenfoto, ...)

==== 1 Monat vorher ====

* Anmeldung/Merchbestellung schließen.
* Merch bestellen.
* Transporter buchen.
* Ewiges Frühstück:
** Essensangebot festlegen (Allergien beachten!).
** Aufbau planen.
** Konkrete Einkaufsliste erstellen!
* Falls selber gekocht wird: Welche Gerichte? Was wird benötigt? (konkrete Mengen!)
* Plenumsleitung abklären (Wer macht die Folien?)
* Hausrecht abklären

==== 2-3 Wochen vorher ====

* Wo bekommt man Hardware her?
** Kaffeemaschinen, Herdplatten, Töpfe, Kühlschränke, Geschirr
* Wie darf man die Elektrogeräte anschließen/Wird eine Elektroprüfung benötigt?
* Räume durchchecken
** Gibt es im Plenumssaal nachts eine Raumlüftung?
** Ist im Plenumssaal ein funktionierendes Mikrofon vorhanden? (Sonst eins besorgen)
** Funktioniert die Beamer?
** Liegt überall Strom rum?
* Mörderspiel organisieren

=== Kurz Vorher (in der Woche davor) ===

* Drucken:
** [https://projekttraeger.dlr.de/sites/default/files/documents/documents/foerderangebote/Teilnehmendenliste_FR_24_25.pdf BMBF-Listen]
** Exkursionslisten
** KdV-Liste
** Hostellisten
** Anmeldeliste
** Badges
** Tagungshefte (muss evtl früher geschehen)
* Helfendeneinweisung durchführen.
* Einkaufen.
* Plenumsdurchsagen zusammenschreiben, fürs AP eine kleine Präsentation mit den wichtigsten Infos erstellen.
* Check-In vorbereiten (Tagungsbeutel packen, Merch sortieren, Kasse vorbereiten).
* Meme-Beamer einrichten.
* Wenn sonst öffentliche Räume für die Konferenz verwendet werden: Aushängen, dass diese nicht benutzbar sind während der Konferenz.
* Schlafplan für die Orgas erstellen.

=== Während der KoMa ===

* Alles am Laufen halten.
* Teilnahmebescheinigungen drucken
* Ewiges Frühstück befüllen
* Essen und Getränke nachkaufen
* Kassenplan updaten/Ausgaben dokumentieren
* Listen aushängen
* Fototermin festlegen und kommunizieren
* Am Ende: KdV abrechnen
* Spaß haben, genügend Essen, genügend Trinken, genügend Schlafen <3

=== Nach der KoMa ===

* Abrechnung erstellen (Intern und BMBF)
* Dokumentation und so in die KoMa-Cloud packen

How To Orga: Foerderverein

2025-01-04T16:55:54Z

Lilime:

Der “Verein zur Förderung der Konferenz der deutschsprachigen Mathematikfachschaften e. V.” unterstützt die Ziele der KoMa und macht es sich zur Aufgabe, deren Ausrichtung zu fördern und allen interessierten Mathematikstudierenden die Teilnahme zu ermöglichen.

Am besten setzt ihr euch frühzeitig, ca. 1 Jahr im Voraus, mal mit dem Vorstand zusammen und besprecht die Durchführung eurer KoMa. Der Verein kann euch bei vielen Dingen helfen und hat so einiges an Erfahrung, wie die Orga einer KoMa funktioniert.

Eventuell besitzt der Verein Equipment oder kann welches Anschaffen, was für die Ausrichtung eurer oder generell aller Konferenzen hilfreich ist. Sprecht dazu am besten auch direkt mit dem Vorstand.

== Finanzielles ==
Wenn ihr durch das BMBF gefördert werden möchtet, kann der Förderverein den Förderantrag stellen. Da das in den letzten Jahren so passiert ist, und Vorlagen existieren und der Vorstand mittlerweile einen guten Kontakt zum BMBF hat, ist es sinnvoll, das beizubehalten. Der BMBF-Antrag muss relativ früh gestellt werden, weshalb ihr euch so bald wie möglich mit dem Verein in Verbindung setzen solltet. Mehr zum BMBF-Antrag und was zu beachten ist, findet ihr unter [[How To Orga: Finanzen|Finanzen]].

Eine weitere hilfreiche Sache ist, dass der Förderverein mittlerweile eine kleine Rücklage aufgebaut hat. Dadurch ist es möglich, eure Orga finanziell zu unterstützen bzw. Geld auszulegen, falls große Beträge bezahlt werden müssen. Euch kann auch ein Unterkonto für eure Konferenz zur Verfügung gestellt werden.

== Strukturen ==
Ihr könnt in Absprache mit dem Vorstand den Verein insofern benutzen, dass es manchmal vielleicht Dinge vereinfachen kann, den eingetragenen Verein anzugeben und nicht eure Fachschaft. Überlegt euch, über welche Strukturen ihr was laufen lasst: Fachschaft? Eigener Verein? Förderverein der KoMa?

How To Orga: Foerderverein

2025-01-04T16:00:04Z

Lilime: Die Seite wurde neu angelegt: „tba“

tba

How To Orga: Anmeldung

2025-01-04T15:48:54Z

Lilime:

Die Anmeldung der Teilnehmenden kann sehr gut mit Pretix umgesetzt werden. Damit könnt ihr den Ticketverkauf organisieren und insbesondere ist es über [https://fachschaften.org/ fachschaften.org] nutzbar.

Neben den "normalen" Teilnahmetickets können über einen Pretix-Shop auch Merch, Maskottchen- oder Helfendentickets verkauft werden.

Um eine neue Veranstaltung mit Pretix zu erstellen, wird ein "Veranstalter" benötigt. Solche Organizer-Accounts können bei den Admins von fachschaften.org angefragt werden, jedoch existiert die Veranstalterin "Konferenz der deutschsprachigen Mathematikfachschaften" bereits. Um diese benutzen zu können, meldet man sich am besten beim KoMa-Büro. Nun kann man eine neue Veranstaltung anlegen und zudem Konfigurationen von früheren Konferenzen übernehmen. Die meisten Einstellungen sind relativ intuitiv und gut verständlich, leider sind es sehr viele und man kann leicht den Überblick verlieren.

'''Einstellungen:''' Bei der Gestaltung, den Texten und generellen Einstellungen könnt ihr sehr kreativ werden. Über die Zahlungsmöglichkeiten solltet ihr euch vorher Gedanken gemacht haben. Hier könnt ihr bestimmen, ob Barzahlung oder Überweisung angenommen werden und welchen Zahlungszeitraum ihr möchtet. Ihr könnt E-Mails an alle angemeldeten Personen verschicken und automatisch Rechnungen erstellen lassen.

'''Produkte:''' Hier könnt ihr verschiedene Produkte erstellen, die ihr verkaufen möchtet. Das können Teilnahme- und Maskottchentickets sein, Merchprodukte oder kostenlose Helfendentickets. Für die Produkte könnt ihr viele hilfreiche Einstellungen treffen, wie z.B. mengentechnische und zeitliche Verfügbarkeit, dass Teilnahmeshirts in den Teilnahmetickets enthalten sind oder, dass die kostenlosen Helfendentickets nur mit einem Gutschein gekauft werden können. Helfendentickets können praktisch sein, da ihr damit auch Allergien, die Shirtgröße oder Pronomen eurer Helfenden abfragen könnt. Für die Produkte könnt ihr dann eigene Fragen bestimmen. Beim Merch bietet es sich an, die gewünschte Größe abzufragen. Für Teilnahmetickets ist die folgende Liste bestimmt hilfreich:

* Vorname, Nachname (Spitzname, Pronomen)
* Bist du Studi? (wichtig für das BMBF), Studierst du an einer [deutschen] Hochschule? (oder [schweizerischen] oder [österreicherischen], kann wichtig für z.B. Mensapreise oder andere Rabatte sein), An welcher Hochschule studierst du?
* Benötigst du eine organisierte Unterkunft?
* Bist du während des ganzen Zeitraums der Konferenz volljährig?, Bist du während des kompletten Zeitraums der Konferenz jünger/gleich 26 Jahre alt? (ab diesem Alter gibt es oft Preisunterschiede, z.B. bei Jugendherbergen)
* Hast du ein Deutschlandticket/ÖPNV-Ticket?, Wird ein Parkplatz benötigt?
* Besteht eine Nahrungsmittelallergie oder -unverträglichkeit und wie schlimm?
* Brauchst du Barrierefreiheit? Falls ja, in welcher Form?
* An welchem Rahmenprogramm möchtest du teilnehmen?, Möchtest du am Mörderspiel teilnehmen?
* Studienbescheinigung für das Semester der KoMa hochladen lassen (erspart das spätere Einsammeln während der Konferenz)
* Gibt es weitere Anmerkungen an die Orga?
Unter "Fragen" können die Antworten eingesehen und bei Auswahlfragen, wie bei der Größe der Shirts, direkt die Anzahlen abgelesen werden. Achtet vielleicht darauf, dass ihr nur Freitextfelder macht, wenn es auch Sinn ergibt, da hier die Antworten verschieden ausfallen können und dann die Übersicht nicht mehr so schön ist (Beispiel: Wenn Menschen bei Shirtgröße "m" und "M" eingeben, sind das verschiedene Antworten).

'''Bestellungen:''' Hier könnt ihr die bereits eingegangenen Bestellungen und Statistiken sehen.

'''Gutscheine:''' Diese sind hilfreich, wenn ihr Produkte habt, die nicht für alle sichtbar sein sollen. Z.B. könnt ihr die Helfendentickets nur über Gutscheine verkaufen lassen, sodass sie für die normalen Teilnehmenden nicht sichtbar sind. Zudem kommt es vor, dass Menschen die normale Anmeldefrist verpassen, es für euch aber noch möglich ist, dass diese Person kommt. Dann könnt ihr einen Gutschein versenden, mit dem ein Teilnahmeticket gekauft werden kann, ohne den gesamten Ticketverkauf noch einmal komplett freigeben zu müssen.

'''Badges:''' Diese können mit Pretix erstellt werden, das ist eine Möglichkeit. Sie ist nicht unbedingt super schön, aber funktioniert. Dafür kann man im PDF-Ticket-Editor eine Vorlage erstellen und wählen, welche Antwort der Fragen (z.B. den Namen) eingefügt werden soll. Für eine bestimmte Klasse an Produkten, z.B. alle Bestellungen von Teilnahmetickets, können dann Badges erstellt werden. Es ist auch möglich, die Teilnahmebescheinigungen so zu erstellen.

Pretix hat wirklich sehr umfangreiche Möglichkeiten, eure Anmeldung zu gestalten. Ihr könnt alle Daten wie Listen und Rechnungen exportieren und mit Pretix selbst Dateien erstellen und verwalten. Dadurch, dass es so umfangreich ist, kann es schwierig sein, die richtigen Einstellungen zu treffen und finden. Hierfür könnt ihr euch aber an früheren Anmeldungen orientieren oder bei den Orgas nachfragen. Alles in allem ist Pretix ein sehr schönes und intuitiv nutzbares Tool, was gut funktioniert, wenn man sich einmal durchgeklickt hat.

How To Orga: Anmeldung

2025-01-04T15:10:49Z

Lilime:

How To Orga: Anmeldung

2025-01-04T13:54:32Z

Lilime: Die Seite wurde neu angelegt: „Anmeldung über Pretix oder so“

Anmeldung über Pretix oder so

How To Orga: Finanzen

2024-10-31T09:22:22Z

Lilime:

'''ACHTUNG: Die hier vorgestellten Zahlen sind mittlerweile (Stand Mai 2022) vermutlich stark veraltet und mit Vorsicht zu genießen!'''

Wenn man eine KoMa ausrichtet, muss man immer die Finanzen im Blick haben. Nicht nur, weil man nicht mehr ausgeben sollte als man einnimmt, sondern auch, weil die Finanzbuchhaltung für Dritte (BMBF, AStA, KoMa e.V.) nachvollziehbar sein sollte.

== Ausgaben ==

Die Ausgaben für die KoMa lassen sich grob in die folgenden Bereiche einteilen:

* [[How To Orga: Verpflegung]] - Wahrscheinlich der größte Kostenpunkt. Je nach Anzahl der Teilnehmer kann man mit etwa 30-50€ pro Person rechnen.
* Unterkunft - Die Kosten der Unterkunft hängen sehr von der Art dieser ab und können ca. zwischen 3000€ und 10000€ liegen.
* Teilnehmendenausstattung - auch ein großer Posten. Hier schlagen vor allem die Teilnahme-Shirts, aber auch der Druck der Infohefte zu buche. Gegebenenfalls vorhandene Tagungstickets zählen auch in diesen Bereich.
* Öffentlichkeitsarbeit - Ein verhältnismäßig kleiner Posten. Hauptsächlich Druck und Versand vom KoMa-Kurier und den Einladungen.
* Kulturprogramm - Meist der kleinste Posten. Stadtführung.
* Fixkosten - Ein nicht zu vernachlässigender großer Posten. Helfendenausstattung, Versicherungen, Mieten für KfZ und Kühlgeräte. Und alles an was man vorher nicht gedacht hat.

Bis auf die Kosten für die Teilnahmeshirts und das Kulturprogramm sind diese Posten förderungsfähig. Bei der Verpflegung gilt dies jedoch nicht für die Kasse-des-Vertrauens-Artikel.

=== Kosten für Verpflegung ===

Die Kosten für das ewige Frühstück kann man mit etwa 30-50€ pro Person veranschlagen. Dazu kommen dann die Kosten für die Warmverpflegung (Mensa, Catering, selber kochen/grillen).

=== Kosten für Teilnehmerausstattung ===
Hier kommt es entscheidend darauf an, wo man seine T-Shirts drucken lässt. Shirts in vernünftiger Qualität inklusive haltbarem Aufdruck kann man schon für 7-8€ bekommen.

Eine wichtige Frage, die frühzeitig geklärt werden sollte, ist ob man den Teilnehmern Konferenztickets stellen möchte. Ob sich dies lohnt hängt natürlich davon ab, wie zentral die Uni gelegen ist und mit wievielen Fahrten man rechnet.

Meist stellt man den Teilnehmerinnen eine Tasche zur Verfügung, in welche man das Infoheft und weiteres Konferenzmaterial packt. Einiges davon kann man als Sachspenden von Sponsoren bekommen (Kugelschreiber, Blöcke, etc.)

Außerdem benötigt man Namensschilder für die Teilnehmer.

=== Fixkosten ===

* Helfershirts: Wichtig ist, dass die Rechnung getrennt von der für die Teili-Shirts ist.
* '''Veranstaltungsversicherung''' - Sollte man unbedingt haben.
* Verbrauchsmaterial
* Reinigungsmaterial
* Mieten für Kühlschränke
* Mieten für KfZ, Sprit
* Bewachungskosten
* Ersthelferkurse, Verbandmaterial

== Einnahmen ==

Allgemein hat man drei Einnahmequellen:

* Teilnehmer_innen - Jeder Teilnehmer zahlt in der Regel einen Teilnahmebeitrag.
* BMBF - In den letzten Jahren wurde die KoMa regelmäßig vom BMBF gefördert. Wir hoffen, dass dies auch in Zukunft so bleibt
* Sponsoren - Insbesondere für die nicht-förderungsfähigen Ausgaben benötigt man Sponsoren. Dies können oft auch mit Sachmitteln sponsorn.

== Buchhaltung ==

Zuerst ein paar grundsätzliche Dinge:

* Wenn man eine KoMa organisiert hat man mit einem Kostenrahmen von 5000€ bis 8000€ zu tun.
** Wenn man eine KIF-KoMa ausrichtet, wird der Kostenrahmen bei 15.000€ bis 20.000€ liegen.
* Eine saubere Buchführung sind unabdingbar für eine saubere, nachvollziehbare Endabrechnung.
** Die meisten haben damit keine oder kaum Erfahrung. Lasst euch vom Förderverein helfen. Haltet euch an die hier genannten Hinweise
* Es sollte nur eine Person geben, die mit dem Geld hantiert, Quittungen und Rechnungen sammelt und die Buchführung macht. Alles andere endet im Chaos.
* Alle Ausgaben müssen nachvollziehbar dokumentiert sein. Keine Ausgaben ohne Rechnung oder Quittung. Die Kasse muss am Ende auf den Cent genau stimmen.
* Förderungsfähige und nicht-förderungsfähige Posten dürfen nicht gemeinsam auf einer Rechnung stehen.
* Viele kleine Rechnungen sind besser als eine Große.

== Finanzplanung ==

Eine gute Planung ist durch nichts zu ersetzen. Dies gilt auch und insbesondere für die Finanzierung. Mach euch frühzeitig eine Liste der zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben. Sofern es auf die einzelnen Punkte zutrifft berücksichtigt, wie sich die Kosten ändern, wenn sich die Teilnehmerinnenzahl ändert.
== Bargeld ==

Ihr werdet im Rahmen der KoMa mit viel Bargeld in Berührung kommen. Die Teilnehmerinnen werden in der Regel am Anreisetag ihren Beitrag bezahlen. Ihr habt dann schnell mehr als 1000€ in bar in der Hand. Überlegt euch im Vorfeld genau, wie ihr mit diesem Geld umgehen wollt. Es ist *keine gute Idee*, das Geld im Fachschaftsraum zu lagern, bis man am nächsten Tag einkaufen oder zur Bank fährt. Es ist in der Vergangenheit schon vorgekommen, dass dieses Geld über Nacht geklaut wurde. Am Besten bringt man das Geld noch am Anreisetag zur Bank.

== Nochmal in anders ==
Es ist völlig ok, wenn eure Fachschaft der Rechnungsempfänger ist.
Beachtet aber bitte folgende Hinweise:

* Eure Hauptaufgabe wird es sein, für eine saubere Buchführung zu sorgen. Den Abrechnungskram mit dem BMBF erledigt der Förderverein. Bitte hebt alle Originalrechnungen auf. Das BMBF akzeptiert keine Kopien.

* Hebt JEDE Rechnung sorgfältig auf. Am Besten in einer Klarsichthülle, diese in einem Aktenordner, den in einem Regal/Schrank! Seht zu, dass möglichst keine Privatpersonen Rechnungsempfänger sind. Habt ihr nen Förderverein: Gut, Sonst die Fachschaft selbst.

* Führt auch Buch über eure Bargeld-Kassen, warum wurde Geld reingelegt, wo kam es her? Wer hat Geld wozu herausgenommen? Trennt nach Möglichkeit Bargeldkassen für Teilnehmerbeiträge und T-Shirts.

* Die KoMa-Teilnehmer müssen sich JEDEN TAG in die Teilnehmerlisten des jeweiligen Tages eintragen. Eine Eintragung im Voraus oder im Nachhinein ist nicht erlaubt. Dies wird ggf. durch das BMBF kontrolliert. Jede fehlende Unterschrift kostet uns 40€. Jeder Teilnehmer, der sich also gar nicht einträgt, kostet uns also 160€!

* Zur einfachen Eintragung schlage ich folgendes Verfahren vor:
** Jeder KoMa-Teilnehmer hat sich schon bei der Anreise in die Liste für den entsprechenden Tag einzutragen, ihr erledigt dies direkt am Meldekopf.
** Außerdem gebt ihr beim Zwischen- und Abschlussplenum die entsprechenden Listen rum.
** Sollte das Abschlussplenum länger als Mitternacht gehen, könnt ihr die Sonntagslisten auch dann schon rumgeben. Ansonsten bitte den Hinweis geben, dass die Leute sich auch am Sonntag noch eintragen. Für den Donnerstag müsst ihr ggf. den Leuten hinterherlaufen. Wir hatten mit Aushängen im Info-Cafe in Bremen großen Erfolg, da wir Abends immer eine Liste der Leute anschlugen, die sich noch nicht eingetragen haben.

* Zum Rechnungswesen:
** Bitte sorgt dafür, dass alle Einkäufe, die förderungsfähig sind, durch Rechnungen/Kassenbons belegen könnt.
** Achtet darauf, dass ihr förderungsfähige und nichtförderungsfähige Ausgaben auf verschiedenen Rechnungen stehen habt.
** Kleine Rechnungen sind besser als Große!

* Folgende Ausgaben sind förderungsfähig:
** ca. 30 Orga-T-Shirts
** Lebensmittel für das Ewige Frühstück
** Warme Mittagsverpflegung (Mensa/Catering, Richtwert: 3x4€/TN)
** Kaffee, Tee, Mineralwasser
** ca. 2-3 Kisten Bier
** ca. 2-3 Kisten Softdrinks
** Süßigkeiten im Wert von ca. 50€ (~1€/TN)
** Verbrauchsmaterial wie Papierservietten, Haushaltsrolle, Alufolie, Frischhaltefolie, Einweghandschuhe, Einweggeschirr, Spül- und Reinigungsmittel, etc.
** Teilnehmerausstattung: Tasche, Stifte, Papier, Namensschild, Infoheft, ÖPNV-Tickets aber NICHT Teili-Shirts!
** Veranstaltungsversicherung

* Folgende Ausgaben sind NICHT förderungsfähig:
** Teilnehmer-T-Shirts,
** Kosten für Raummiete, Bewachung, Mietfahrzeuge, etc.
** Alkoholische Getränke und Softdrinks abgesehen von den obigen Mengen
** Süßigkeiten abgesehen von den obigen Mengen

Nochmal in Kürze:

Hebt jede Rechnung, jeden Kassenbon auf. Dokumentiert jede Geldbewegung
auf den Cent genau. Hebt jede Rechnung, jeden Kassenbon auf. Führt
ordentlich Buch. Hebt jede Rechnung, jeden Kassenbon auf.

Datei:KoMa 90 Logo.png

2024-10-31T09:11:10Z

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How To Orga: Helfer

2024-10-31T09:06:38Z

Lilime:

Auch ein gut organisiertes Orgateam wird während der KoMa nicht alles alleine machen können und selbst die motiviertesten Orgas müssen irgendwann mal schlafen. Außerdem wollt ihr ja wahrscheinlich auch ein bisschen was von der KoMa mitbekommen (vielleicht sogar an einem AK teilnehmen) und nicht die ganze Zeit durch die Gegend wetzen müssen. Deshalb solltet ihr euch auf jeden Fall frühzeitig einen Pool von Helfer_innen organisieren.

== Akquise von Helfern ==
Wie schwierig es ist, genügend Helfer_innen zu finden und wie früh ihr damit anfangen solltet, ist schwer zu sagen und hängt sehr von den lokalen Gegebenheiten ab. Falls ihr viele aktive Fachschaftler_innen habt, die alle hoch interessiert sind, mal eine KoMa zu erleben, sollte das Helfer_innen-Finden kein Problem darstellen. Wenn die Fachschaft im wesentlichen aus dem Orgateam besteht, könnte das schon schwieriger werden.

Ihr solltet euch rechtzeitig vorher überlegen,
* wie viele Helfer_innen-Schichten gebraucht werden,
* was Helfer_innen für entsprechende Schichten können/wissen müssen
* und welche Schichten priorisiert besetzt werden sollten.
Um Helfer_innen außerhalb der aktiven Fachschaft zu finden, könnt ihr zum Beispiel in eurer Fachschafts-Zeitung oder Mailing-Liste schreiben, was die KoMa ist, dass ihr sie bald ausrichtet und noch Helfer_innen dafür braucht, oder entsprechende Aushänge an den Instituten machen. Es lohnt sich auch, bei anderen Fachschaften nachzufragen, ob Menschen von dort helfen wollen. Andere Fachschaftsmenschen sind oft genauso motiviert und haben meistens auch eine eigene BuFaTa. Wenn ihr zwei Wochen vor der KoMa noch nicht einen Großteil der Schichten belegt habt, dann seid ihr etwas spät dran.
== Einteilung der Helfer_innen ==

=== Orgabüro (die KoMaNdozentrale) ===
Bei der Anreise braucht man zwei bis drei Helfer_innen, die die ankommenden KoMatiker_innen begrüßen, ihnen den Tagungsbeitrag abknöpfen, einen Tagungsbeutel in die Hand drücken und erklären, wie sie zum Plenum/Ewigen Frühstück finden.
Außerdem sollte zu jeder Tages- und Nachtzeit eine Person für die KoMatiker_innen erreichbar sein, an die man sich wenden kann, wenn man Klopapier oder Kreide braucht, oder wenn man den Weg zum Nachtquartier nicht mehr findet. Diese Person muss nicht unbedingt in einem Orgabüro sitzen, sollte aber gut erreichbar sein.

=== Frühstücks-Schichten ===
Es muss nicht rund um die Uhr jemand am [[howto:orga:verpflegung|Ewigen Frühstück]] sein, aber es sollte jemanden geben, der sich dafür verantwortlich fühlt von Zeit zu Zeit die leer gewordenen Speisen nachzulegen und ein bisschen für Ordnung zu sorgen. Zu den erwarteten Stoßzeiten (vor allem Morgens und Abends/zu Plenumspausen) sollte es aber eine feste Schicht geben, die (rechtzeitig vorher) schonmal Kaffee und Tee kocht und das Essen vorbereitet. Falls man sich das von der Helfer_innensituation her leisten kann, freuen sich KoMatiker_innen immer ganz besonders, wenn ihnen in den AKs jemand Kaffee und Kekse vorbeibringt.

Die anderen Mahlzeiten solltet ihr natürlich auch nicht vergessen. Soll zum Beispiel gegrillt werden, dann braucht es dafür auch extra Helfer_innen. Jemand muss sich darum kümmern, dass das Geschirr gespült und alles sauber gemacht wird, etc.

=== Einkaufen ===
Besonders vor der KoMa, aber sehr wahrscheinlich auch währenddessen, müssen Einkäufe erledigt werden. Hier macht die Verpflegung natürlich den überwiegenden Teil aus. Es hat sich als praktisch erwiesen, wenn zwei Menschen einkaufen gehen, von denen mindesten eine Person einen Führerschein (und Zugriff auf ein entsprechendes Fahrzeug) hat und mindestens eine Person eine Ahnung von der Essensplanung hat.

=== Springer-Schichten ===
Es bietet sich an, jeden Tag noch ein bis zwei Springer_innen einzuteilen, die (telefonisch) erreichbar sind und bei Bedarf kurzfristig anfallende Jobs erledigen können.

=== Sonstige Schichten ===
Geht den Ablauf der KoMa nochmal möglichst detailliert durch und überlegt, wo ihr noch Helfer_innenposten vergessen haben könntet.
Schlafen die KoMatiker_innen zum Beispiel in einer Turnhalle und der_die Hallenbetreiber_in will, dass ständig eine Wache da ist, so muss das natürlich mit eingeplant werden. Oder das Institut ist am Wochenende verschlossen und man braucht jemanden, der den Leuten die Tür aufmachen kann … Es ist meißt mit unnötigem zusätzlichem Stress verbunden, wenn einem erst während der KoMa auffällt, dass man einen solchen Posten vergessen hat.

Ihr solltet auch die Plenumsleitung nicht vergessen. Diese kann auch von einer teilnehmenden Person übernommen werden, ihr solltet euch aber im Vorhinein darum kümmern, dass es eine Leitung gibt und diese entsprechende Folien erstellt/erhält und ggf. mit der Hörsaaltechnik vertraut gemacht wird.
== Überarbeitung von Helfer_innen ==
Als Orgas seid ihr dafür verantwortlich, dass niemand sich überarbeitet – auch ihr selbst nicht! Plant die Schichten so, dass Helfer_innen genug Erhohlung bekommen und niemand gezwungen ist, mehrere Nächte durchzumachen. Hier müssen besonders motivierte Helfer_innen auch mal gebremst und notfalls ins Bett geschickt werden. Zu müde Helfer_innen sind tendenziell schlecht gelaunt und unkonzentriert.

How To Orga: Helfer

2024-10-31T08:54:46Z

Lilime:

Auch ein gut organisiertes Orgateam wird während der KoMa nicht alles alleine machen können und selbst die motiviertesten Orgas müssen irgendwann mal schlafen. Außerdem wollt ihr ja wahrscheinlich auch ein bisschen was von der KoMa mitbekommen (vielleicht sogar an einem AK teilnehmen) und nicht die ganze Zeit durch die Gegend wetzen müssen. Deshalb solltet ihr euch auf jeden Fall frühzeitig einen Pool von Helfer_innen organisieren.

== Akquise von Helfern ==
Wie schwierig es ist, genügend Helfer_innen zu finden und wie früh ihr damit anfangen solltet, ist schwer zu sagen und hängt sehr von den lokalen Gegebenheiten ab. Falls ihr viele aktive Fachschaftler_innen habt, die alle hoch interessiert sind, mal eine KoMa zu erleben, sollte das Helfer_innen-Finden kein Problem darstellen. Wenn die Fachschaft im wesentlichen aus dem Orgateam besteht, könnte das schon schwieriger werden.

Ihr solltet euch rechtzeitig vorher überlegen,
* wie viele Helfer_innen-Schichten gebraucht werden,
* was Helfer_innen für entsprechende Schichten können/wissen müssen
* und welche Schichten priorisiert besetzt werden sollten.
Um Helfer_innen außerhalb der aktiven Fachschaft zu finden, könnt ihr zum Beispiel in eurer Fachschafts-Zeitung oder Mailing-Liste schreiben, was die KoMa ist, dass ihr sie bald ausrichtet und noch Helfer_innen dafür braucht, oder entsprechende Aushänge an den Instituten machen. Es lohnt sich auch, bei anderen Fachschaften nachzufragen, ob Menschen von dort helfen wollen. Andere Fachschaftsmenschen sind oft genauso motiviert und haben meistens auch eine eigene BuFaTa. Wenn ihr zwei Wochen vor der KoMa noch nicht einen Großteil der Schichten belegt habt, dann seid ihr etwas spät dran.
== Einteilung der Helfer_innen ==

=== Orgabüro (die KoMaNdozentrale) ===
Bei der Anreise braucht man zwei bis drei Helfer_innen, die die ankommenden KoMatiker_innen begrüßen, ihnen den Tagungsbeitrag abknöpfen, einen Tagungsbeutel in die Hand drücken und erklären, wie sie zum Plenum/Ewigen Frühstück finden.
Außerdem sollte zu jeder Tages- und Nachtzeit eine Person für die KoMatiker_innen erreichbar sein, an die man sich wenden kann, wenn man Klopapier oder Kreide braucht, oder wenn man den Weg zum Nachtquartier nicht mehr findet. Diese Person muss nicht unbedingt in einem Orgabüro sitzen, sollte aber gut erreichbar sein.

=== Frühstücks-Schichten ===
Es muss nicht rund um die Uhr jemand am [[howto:orga:verpflegung|Ewigen Frühstück]] sein, aber es sollte jemanden geben, der sich dafür verantwortlich fühlt von Zeit zu Zeit die leer gewordenen Speisen nachzulegen und ein bisschen für Ordnung zu sorgen. Zu den erwarteten Stoßzeiten (vor allem Morgens und Abends/zu Plenumspausen) sollte es aber eine feste Schicht geben, die (rechtzeitig vorher) schonmal Kaffee und Tee kocht und das Essen vorbereitet. Falls man sich das von der Helfer_innensituation her leisten kann, freuen sich KoMatiker_innen immer ganz besonders, wenn ihnen in den AKs jemand Kaffee und Kekse vorbeibringt.

Die anderen Mahlzeiten solltet ihr natürlich auch nicht vergessen. Soll zum Beispiel gegrillt werden, dann braucht es dafür auch extra Helfer_innen. Jemand muss sich darum kümmern, dass das Geschirr gespült und alles sauber gemacht wird, etc.

=== Einkaufen ===
Besonders vor der KoMa, aber sehr wahrscheinlich auch während dessen, müssen Einkäufe erledigt werden. Hier macht die Verpflegung natürlich den überwiegenden Teil aus. Es hat sich als praktisch erwiesen, wenn zwei Menschen einkaufen gehen, von denen mindesten einer einen Führerschein (und Zugriff auf ein entsprechendes Fahrzeug) hat.

=== Springer-Schichten ===
Es bietet sich an, jeden Tag noch ein bis zwei Springer_innen einzuteilen, die (telefonisch) erreichbar sind und bei Bedarf kurzfristig anfallende Jobs erledigen können.

=== Sonstige Schichten ===
Geht den Ablauf der KoMa nochmal möglichst detailliert durch und überlegt, wo ihr noch Helfer_innenposten vergessen haben könntet.
Schlafen die KoMatiker_innen zum Beispiel in einer Turnhalle und der_die Hallenbetreiber_in will, dass ständig eine Wache da ist, so muss das natürlich mit eingeplant werden. Oder das Institut ist am Wochenende verschlossen und man braucht jemanden, der den Leuten die Tür aufmachen kann … Es ist meißt mit unnötigem zusätzlichem Stress verbunden, wenn einem erst während der KoMa auffällt, dass man einen solchen Posten vergessen hat.

Normalerweise werden die Plena von der ausrichtenden Fachschaft geleitet und protokolliert. Falls die Helfer_innen-Situation sehr angespannt ist, kann man hier sicherlich andere Lösungen finden, aber grundsätzlich solltet ihr das einplanen.

== Überarbeitung von Helfer_innen ==
Als Orgas seid ihr dafür verantwortlich, dass niemand sich überarbeitet – auch ihr selbst nicht! Plant die Schichten so, dass Helfer_innen genug Erhohlung bekommen und niemand gezwungen ist, mehrere Nächte durchzumachen. Hier müssen besonders motivierte Helfer_innen auch mal gebremst und notfalls ins Bett geschickt werden. Zu müde Helfer_innen sind tendenziell schlecht gelaunt und unkonzentriert.

How To Orga: Verantwortlichkeiten

2024-10-31T08:42:36Z

Lilime:

== Akteure bei der Planung ==

Bei der Planung einer KoMa gibt es zahlreiche Akteure mit verschiedenen Aufgaben. Eine davon, wenn auch eine der Wichtigsten, ist die Orga. Daneben gibt es noch:

* das KoMa-Büro
* den KoMa-Förderverein
* die vorherige KoMa Orga
* das KoMa-Kurier Team
* die Teilnehmenden

Was die Aufgaben dieser Akteure bei der Planung, Ausrichtung und Nachbereitung einer KoMa sind, wird im Folgenden beschrieben.

=== KoMa-Orga ===
Ihre Aufgabe ist es, eine KoMa auszurichten. Das schließt insbesondere Folgendes mit ein:

* Einladung und Informationen zur Anreise, nach Möglichkeit mit [[howto:orga:verantwortlichkeiten#KoMa-Kurier|KoMa-Kurier]]
* Infoheft erstellen und drucken
* Neulingsheft drucken (ggf. bei der letzten Orga nachfragen ob noch welche vorhanden sind)
* T-Shirts und Namensschilder für Teilnehmende
* Übernachtungsmöglichkeiten und Verpflegung
* Räume für die inhaltliche Arbeit der KoMa
* Vorbereitung der Plena
* Aufrufe an die Teilnehmer zum Ankündigen von Arbeitskreisen **vor** der KoMa (hier im Wiki)
* Einteilung der vor der KoMa angekündigten Arbeitskreise in einem Zeitraster (inhaltlich wichtige Arbeitskreise sollten nicht nur zu Randzeiten stattfinden)

==== Es wäre schön... ====
wenn sich die Orga auch noch um das Folgende kümmern würde. Wenn es nicht stattfindet kann man aber trotzdem damit leben:
* Kneipenführung und Stadtführung organisieren
* Teilnehmendenbeutel mit Stiften, Papier, etc.
* Rechnerzugang und WLAN-Zugang während der Konferenz
* E-Mail Verteiler für die Konferenzteilnehmenden
* Aufruf an andere regionalen Fachschaften zur Teilnahme (Besuche/Telefonanrufe)
* Organisation von 1-2 fachmathematischen Vorträgen
* Organisation von Impulsvorträgen/Keynotes

=== KoMa-Förderverein ===
* Falls die KoMa in Deutschland stattfindet, kümmert sich der Förderverein (in Absprache mit den Ausrichtenden) um Beantragung von Fördermitteln.
* Er ist Kontakt zur Deutschen Mathematikervereinigung (DMV), z.B. für Fachvorträge oder Informationsmaterial.
* Vorschüsse für die Ausrichtung.

=== KoMa-Büro ===
* hier gibt es Adresslisten aller Fachschaften
* es sammelt im Anschluss an die KoMa oder auch schon während der KoMa Materialien für das KoMa-Archiv
* es verwaltet eine Liste aller Menschen, die von der KoMa in den Studentischen Akkreditierungspool entsandt worden

=== Vorherige KoMa ===
* überreicht Fundkiste mit Resten der letzten KoMa
* gibt Erfahrungen der letzten KoMa weiter

=== KoMa-Kurier ===
Um Kosten zu sparen, versuchen wir -- wenn zeitlich und organisatorisch möglich -- den KoMa-Kurier der letzten KoMa mit der Einladung zu aktuellen KoMa zu verschicken. Damit das zeitlich klappt, sollte man mit dem Kurier-Team sprechen. Ebenso wird das Kurier-Team nach der KoMa auf euch zukommen und Informationen zur KoMa für den Tagungsband sammeln.
=== KoMa-Teilnehmende ===
* verantwortlich für die Arbeitskreise

== Verantwortlichen innerhalb der Orga ==

Auch innerhalb des (Kern-)Orga-Teams ist es sinnvoll, Verantwortlichkeiten zu teilen. Üblicherweise wird dies anhand von Tätigkeitsfeldern gemacht, wie etwa
* Räume
* Finanzen
* Einkauf und Verpflegung

=== Interne Kern-Orga-Team Organisation ===
Gebt euch eine gute Teamorganisation. Legt frühzeitig Zuständigkeiten fest, und legt auch zwei Hauptverantwortliche fest, die im Zweifelsfall für alles gerade stehen und die Koordination der Treffen und die Protokolle übernehmen. Es ist wichtig, dass die beiden ständig untereinander Kontakt haben, sich regelmäßig austauschen und sich gegenseitig vertreten können.

Fangt früh genug mit der Organisation an. Viele Anfragen für Räume oder Finanzen dauern ihre Zeit. Den ersten Zeitplan könnt ihr euch schon erstellen wenn feststeht, dass ihr eine KoMa organisiert. Trefft euch ab fünf bis acht Wochen vor der KoMa regelmäßig (z.B. jede Woche einmal), und zu mal ein Treffen nach Bedarf. Schaut beim allerersten Treffen, dass ihr euch einen Terminplan macht, wann was zu geschehen hat. (Die Informationen im HowTo sind soweit komplett, also lauft ihr keine Gefahr, irgendwas Wichtiges zu vergessen.)

How To Orga: Einladung

2024-10-31T08:23:53Z

Lilime:

Die Teilnehmer können über verschiedene Wege eingeladen werden:

* per Brief
* per E-Mail

== Einladung per Brief ==
Die Einladung per Brief sollte etwa 2-3 Monate vor der KoMa bei allen deutschsprachigen Mathematikfachschaften eintreffen. Sie enthält folgende Dinge:

* Einladungsbrief
* Erklärungstext: "Was ist die KoMa?"
* den letzten KoMa Kurier

Die Adressen zum Versand der Einladung sind beim KoMa-Büro zu bekommen.

== Einladung per Mail ==
Die Einladung per Mail war früher zur Erinnerung an die schriftliche Einladung gedacht, heute hat sie sich aber eher als Hauptweg zum Einladen entwickelt. Sie dient auch dazu, Fachschaftsmenschen und Interessierte zu erreichen, die nichts von einer schriftlichen Einladung mitbekommen haben. Die E-Mail besteht im Wesentlichen aus dem Text des Einladungsbriefs und enthält Links zu folgenden Seiten auf der KoMa-Homepage:

* [https://die-koma.org/ueber_die_koma/koma-faq/| Was ist die KoMa / FAQ]
* [[ How To/AK-Leitung|Ankündigen von Arbeitskreisen]]

Diese Mail sollte etwa zwei Wochen nach der schriftlichen Einladung an fachschaften@die-koma.org (Liste der Fachschaften) und aktive@die-koma.org (Liste von Teilnehmenden und Interessierten) geschickt werden. Eine Erinnerungsmail vor dem Anmeldeschluss ist aber sicherlich auch sinnvoll.

== Was man gerne in der Einladung vergisst ==

* Ort und Datum der KoMa
* Höhe des Teilnehmerbeitrags
* Kontaktadresse für Nachfragen
* Anfang des Anfangsplenums (für KoMa-Neulinge ist das sehr wichtig) bzw. wann man da sein sollte
* Wann ist der übliche Abreisetag (auch für Neulinge sehr interessant)

How To Orga: Entscheidung

2024-10-31T08:06:38Z

Lilime: Rechtschreibung, Formatierung

== Die Entscheidung eine KoMa zu organisieren ==

Da du diesen Text liest, spielst du und deine Fachschaft sicher mit dem
Gedanken, eine Konferenz der deutschsprachigen Mathematikfachschaftent
(KoMa) auszurichten und zu organisieren. Man kann sicher behaupten, dass
man in seinem Leben mindestens eine KoMa organisiert haben
sollte. Allerdings sollte man auch bedenken, dass damit jede Menge
Verantwortung und Arbeit verbunden ist. Die folgenden Fragen und Gedanken
sollen euch bei eurer Entscheidungsfindung helfen.

== Orga und Helfer_innen ==

Eine KoMa steht und fällt mit ihren Organisator_innen und deren
Helfer_innen. Die ersten Fragen, die ihr euch stellen solltet, lauten:

* Haben wir zwei oder drei Menschen, die fest zugesagt haben, sich um die '''Hauptorganisation''' zu kümmern? Sind diese im Zeitraum um die KoMa auch noch da und verfügbar (Auslandsemester, Abschlussarbeit, u.a.)?
* Haben wir genug Menschen, die die Aufgaben rund um die KoMa (freiwillig) übernehmen können? Sind diese Menschen ''während'' und einige Wochen ''vor'' der KoMa verfügbar?

Eine KoMa ist für alle Beteiligten eine Menge Arbeit. Für die Helfer_innen
bedeutet sie meist einige Nachschichten und wenig bis keine Zeit für andere
Tätigkeiten. Je mehr Helfer_innen ihr potentiell akquirieren könnt, desto
besser und desto weniger wirkt sich die KoMa auf den Studienverlauf des
einzelnen aus.

== Unterbringung und Tagungsräume ==

Naturgemäß braucht die KoMa einen Ort, an dem sie stattfinden darf. Eine
Konferenz benötigt vor allem Platz. Erfahrungsgemäß sind folgende
Räumlichkeiten notwendig:

* '''ein großer Hörsaal''' für die Plenumssitzungen und Vorträge.
* '''mehrere Seminarräume''' für die Arbeitskreise. Diese mindestens mit Tafeln ausgestattet sein. Auch ein oder zwei Räume mit Beamer (oder ein tragbarer Beamer) sind nötig.
* '''ein großer Raum''' als Aufenthaltsort zwischen den AKs und für das ''ewige Frühstück'' mit vielen Sitzgelegenheiten.
* '''Schlafmöglichkeiten'''. Die Konferenzteilnehmer_innen müsser irgendwo unterkommen. Möglichkeiten sind Turnhallen, Uniräume oder Jugendherbergen/Hostels. Beachtet, dass es Möglichkeiten zum Duschen in der Nähe geben sollte.

Macht euch Gedanken, ob euer Standort diese Räume bietet und zur Zeit der
KoMa entbehren kann. Sind diese Räume nicht ''zu weit'' voneinander entfernt?
Fragt vielleicht auch schonmal vorsichtig bei den jeweiligen
Verantwortlichen an, ob ihr diese Räume für so eine Veranstaltung nutzen
könnt und dürft.

Weitere Informationene zu Räumlichkeiten findet ihr auf der entsprechenden Seite [[howto:orga:raemlichkeiten|hier]].
== Nur Mut! ==

Ein_e jede_r KoMa-Organisator_in wird euch sagen: ''„Im nachhinein hat es
einen riesen Spaß gemacht!“''.'' Und das stimmt auch. Traut euch ruhig zu, eine
KoMa auf die Beine zu stellen. Man lebt schließlich nur einmal.

ToDo

2024-10-31T07:58:13Z

Lilime: /* Fehlende Artikel oder Inhalte */

Hier eine einfache Liste der zu erledigenden Probleme

== Fehlende Artikel oder Inhalte ==
* [[How To/Reso]] Seite fertig schreiben
* [[How To/Wiki]] schreiben (und in der Sidebar verlinken)
* [[Spezial:Gewünschte Seiten]] abarbeiten/aussortieren
* (Sämtliche) Arbeitskreise aus https://pad.asta.uni-luebeck.de/p/WAchKoMa_AK_Sammlung ins Wiki übernehemen und mittelfristig mit ihren Protokollen versehen.
* Alte KoMa-Logos aus dem Kurier importieren
* [[KoMa-Interna]]
* [[Technik]]
* How To Orga auf Aktualität prüfen
* [[FAℚ]]

== Templates, Datenobjekte, und Queries ==
* Formular für AK Sessions überarbeiten um kenntlich zu machen, dass kein leiter ok ist und hei0t, dass man sich diesen AK wünscht.
* Formulare und Vorlagen für AKs anlegen.
* Herausfinden, warum (globale) AKs nicht in [[:Kategorie:Arbeitskreise]] auftauchen
* Herausfinden, warum das ''Track''-Attribut nicht benutzt wird
* (long-term) Datenobjekte/Templates/Formulare für Resolutionen bauen
* (long-term) Datenobjekte/Templates/Formulare für Kuriere bauen

Büro

2024-10-31T07:56:30Z

Lilime: Die Seite wurde neu angelegt: „Das KoMa-Büro dient zwischen den einzelnen Konferenzen als beständige Ansprechstelle für Veranstaltende, Teilnehmende und Interessierte. Über das KoMa-Büro kann Kontakt mit der KoMa hergestellt werden, es verwaltet zudem die Unterlagen der KoMa, die Mailverteiler und ist Kontaktstelle zum studentischen Akkreditierungspool. Aktuelle Infos sind auf [https://die-koma.org/kommunikation/koma-buero/ KoMa-Büro] zu finden.“

Das KoMa-Büro dient zwischen den einzelnen Konferenzen als beständige Ansprechstelle für Veranstaltende, Teilnehmende und Interessierte. Über das KoMa-Büro kann Kontakt mit der KoMa hergestellt werden, es verwaltet zudem die Unterlagen der KoMa, die Mailverteiler und ist Kontaktstelle zum studentischen Akkreditierungspool.
Aktuelle Infos sind auf [https://die-koma.org/kommunikation/koma-buero/ KoMa-Büro] zu finden.