How To Orga: Finanzen - Versionsgeschichte

Lilime: /* Während der KoMa */

2025-01-04T17:03:46Z

Während der KoMa

← Nächstältere Version		Version vom 4. Januar 2025, 17:03 Uhr
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	=== Vor der KoMa ===		=== Vor der KoMa ===
	Man sollte sich schon ein Jahr vor der KoMa mit dem Förderverein der KoMa in Verbindung setzen um zusammen den Förderantrag beim Bundesministerium für Bildung und Forschung zu stellen, dieser finanziert zum großen Teil die Veranstaltung. Wie oben beschrieben gibt es einen Unterschied zwischen förderbaren und nicht-förderbaren Dingen, zb Menschen, die nicht in Deutschland immatrikuliert sind. Man sollte schauen wie man nicht-förderbare Dinge finanziert (Sponsoring). Der Betrag, denn man pro förderfähiger Person und voll-förderfähigem Tag erhält sind aktuell maximal 45€ (Stand: Januar 2024) und 200 Personen. Rechnungen sollten dabei immer auf die Fachschaft oder den Verein ausgestellt sein und nicht an Privatpersonen. Um zu beweisen, dass Menschen förderfähig sind, muss man dem BMBF von diesen eine aktuelle Studienbescheinigung schicken. Es ist sinnvoll, die Leute schon während der Anmeldung zu KoMa aufzufordern diese hochzuladen.		Man sollte sich schon ein Jahr vor der KoMa mit dem Förderverein der KoMa in Verbindung setzen um zusammen den Förderantrag beim Bundesministerium für Bildung und Forschung zu stellen, dieser finanziert zum großen Teil die Veranstaltung. Wie oben beschrieben gibt es einen Unterschied zwischen förderbaren und nicht-förderbaren Dingen, zb Menschen, die nicht in Deutschland immatrikuliert sind. Man sollte schauen wie man nicht-förderbare Dinge finanziert (Sponsoring). Der Betrag, denn man pro förderfähiger Person und voll-förderfähigem Tag erhält sind aktuell maximal 45€ (Stand: Januar 2024) und 200 Personen. Rechnungen sollten dabei immer auf die Fachschaft oder den Verein ausgestellt sein und nicht an Privatpersonen. Um zu beweisen, dass Menschen förderfähig sind, muss man dem BMBF von diesen eine aktuelle Studienbescheinigung schicken. Es ist sinnvoll, die Leute schon während der Anmeldung zu KoMa aufzufordern diese hochzuladen.

			Für den Antrag werden eine Kalkulationstabelle und eine Vorhabenbeschreibung gebraucht. Als Orientierung könnt ihr die Anträge aus den vergangenen Jahren verwenden, fragt dafür beim Förderverein nach.

	=== Während der KoMa ===		=== Während der KoMa ===
	Es ist wichtig ~~das~~ an jedem förderfähigem Tag der KoMa die aktuellen BMBF-Listen ~~(hier Link einfügen)~~ von allen förderfähigen Teilnehmenden ausgefüllt werden, nur damit kann dem BMBF bewiesen werden, dass wir uns wirklich getroffen haben und das Geld erhalten. Zudem werden alle Kassenzettel und Rechnungen benötigt um das Geld zu erhalten.		Es ist wichtig, dass an jedem förderfähigem Tag der KoMa die aktuellen BMBF-Listen von allen förderfähigen Teilnehmenden ausgefüllt werden, nur damit kann dem BMBF bewiesen werden, dass wir uns wirklich getroffen haben und das Geld erhalten. Die Listen sind auf der Seite des DLR zu finden. Zudem werden alle Kassenzettel und Rechnungen benötigt um das Geld zu erhalten.

	Achtet während der KoMa darauf, dass an jedem Tag genug förderbare Arbeitszeit zusammen kommt. Für einen vollen (~~halber~~) Tag brauch man 6h (3h) förderfähige Arbeitszeit. ~~Also~~ förderfähige Zeit gelten alle inhaltlichen, hochschulpolitischen, etc... Arbeitskreise. Nicht förderfähig sind Meta, Infrastruktur und Spaß AKs.		Achtet während der KoMa darauf, dass an jedem Tag genug förderbare Arbeitszeit zusammen kommt. Für einen vollen (halben) Tag brauch man 6h (3h) förderfähige Arbeitszeit. Als förderfähige Zeit gelten alle inhaltlichen, hochschulpolitischen, etc... Arbeitskreise. Nicht förderfähig sind Meta, Infrastruktur und Spaß AKs.

	=== Nach der KoMa ===		=== Nach der KoMa ===

Lorenzo: /* BMBF */

2025-01-04T16:58:20Z

BMBF

← Nächstältere Version		Version vom 4. Januar 2025, 16:58 Uhr
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	== BMBF ==		== BMBF ==
	Hier eine Zusammenfassung einiger ~~BMBF~~-Dinge:		[https://projekttraeger.dlr.de/de/studentischeverbaende Hier] geht es zur Seite des DLR mit allgemeineen Infos und eine Zusammenfassung einiger KoMa-spezifischen Dinge:

	=== Vor der KoMa ===		=== Vor der KoMa ===

Nika: BMBF Abschnitt hinzugefügt

2025-01-04T16:54:10Z

BMBF Abschnitt hinzugefügt

← Nächstältere Version		Version vom 4. Januar 2025, 16:54 Uhr
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	** Alkoholische Getränke und Softdrinks abgesehen von den obigen Mengen		** Alkoholische Getränke und Softdrinks abgesehen von den obigen Mengen
	** Süßigkeiten abgesehen von den obigen Mengen		** Süßigkeiten abgesehen von den obigen Mengen

			== BMBF ==
			Hier eine Zusammenfassung einiger BMBF-Dinge:

			=== Vor der KoMa ===
			Man sollte sich schon ein Jahr vor der KoMa mit dem Förderverein der KoMa in Verbindung setzen um zusammen den Förderantrag beim Bundesministerium für Bildung und Forschung zu stellen, dieser finanziert zum großen Teil die Veranstaltung. Wie oben beschrieben gibt es einen Unterschied zwischen förderbaren und nicht-förderbaren Dingen, zb Menschen, die nicht in Deutschland immatrikuliert sind. Man sollte schauen wie man nicht-förderbare Dinge finanziert (Sponsoring). Der Betrag, denn man pro förderfähiger Person und voll-förderfähigem Tag erhält sind aktuell maximal 45€ (Stand: Januar 2024) und 200 Personen. Rechnungen sollten dabei immer auf die Fachschaft oder den Verein ausgestellt sein und nicht an Privatpersonen. Um zu beweisen, dass Menschen förderfähig sind, muss man dem BMBF von diesen eine aktuelle Studienbescheinigung schicken. Es ist sinnvoll, die Leute schon während der Anmeldung zu KoMa aufzufordern diese hochzuladen.

			=== Während der KoMa ===
			Es ist wichtig das an jedem förderfähigem Tag der KoMa die aktuellen BMBF-Listen (hier Link einfügen) von allen förderfähigen Teilnehmenden ausgefüllt werden, nur damit kann dem BMBF bewiesen werden, dass wir uns wirklich getroffen haben und das Geld erhalten. Zudem werden alle Kassenzettel und Rechnungen benötigt um das Geld zu erhalten.

			Achtet während der KoMa darauf, dass an jedem Tag genug förderbare Arbeitszeit zusammen kommt. Für einen vollen (halber) Tag brauch man 6h (3h) förderfähige Arbeitszeit. Also förderfähige Zeit gelten alle inhaltlichen, hochschulpolitischen, etc... Arbeitskreise. Nicht förderfähig sind Meta, Infrastruktur und Spaß AKs.

			=== Nach der KoMa ===
			Nach der KoMa muss diese noch abgerechnet werden. Dafür müssen alle Belge aufgelistet und eingescannt werden und zu den entsprechenden Posten im Finanzplan zugeordnet werden. Diese Abrechnung und die BMBF-Listen werden dann an den Verein geschickt und diese reichen die dann ein. Das alles sollte ein Monat nach der KoMa erledigt sein.

	Nochmal in Kürze:		Nochmal in Kürze:

			Redet mit dem Verein, wenn ihr Fragen habt.

	Hebt jede Rechnung, jeden Kassenbon auf. Dokumentiert jede Geldbewegung		Hebt jede Rechnung, jeden Kassenbon auf. Dokumentiert jede Geldbewegung
	auf den Cent genau. Hebt jede Rechnung, jeden Kassenbon auf. Führt		auf den Cent genau. Hebt jede Rechnung, jeden Kassenbon auf. Führt
	ordentlich Buch. Hebt jede Rechnung, jeden Kassenbon auf.		ordentlich Buch. Hebt jede Rechnung, jeden Kassenbon auf.

Lorenzo: /* Einnahmen */

2025-01-04T15:31:36Z

Einnahmen

← Nächstältere Version		Version vom 4. Januar 2025, 15:31 Uhr
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	* Teilnehmer_innen - Jeder Teilnehmer zahlt in der Regel einen Teilnahmebeitrag.		* Teilnehmer_innen - Jeder Teilnehmer zahlt in der Regel einen Teilnahmebeitrag.
	* BMBF - In den letzten Jahren wurde die KoMa regelmäßig vom BMBF gefördert. Wir hoffen, dass dies auch in Zukunft so bleibt		* BMBF - In den letzten Jahren wurde die KoMa regelmäßig vom BMBF gefördert. Wir hoffen, dass dies auch in Zukunft so bleibt
	* Sponsoren - Insbesondere für die nicht-förderungsfähigen Ausgaben benötigt man Sponsoren. ~~Dies~~ können oft auch mit Sachmitteln sponsorn.		* Sponsoren - Insbesondere für die nicht-förderungsfähigen Ausgaben benötigt man Sponsoren. Diese können oft auch mit Sachmitteln sponsorn.

	== Buchhaltung ==		== Buchhaltung ==

Lilime am 31. Oktober 2024 um 09:22 Uhr

2024-10-31T09:22:22Z

← Nächstältere Version		Version vom 31. Oktober 2024, 09:22 Uhr
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	* [[How To Orga: Verpflegung]] - Wahrscheinlich der größte Kostenpunkt. Je nach Anzahl der Teilnehmer kann man mit etwa 30-50€ pro Person rechnen.		* [[How To Orga: Verpflegung]] - Wahrscheinlich der größte Kostenpunkt. Je nach Anzahl der Teilnehmer kann man mit etwa 30-50€ pro Person rechnen.
	* ~~Teilnehmerausstattung~~ - auch ein großer Posten. Hier schlagen vor allem die ~~Teilnehmer~~-Shirts, aber auch der Druck der Infohefte zu buche. Gegebenenfalls vorhandene Tagungstickets zählen auch in diesen Bereich.		* Unterkunft - Die Kosten der Unterkunft hängen sehr von der Art dieser ab und können ca. zwischen 3000€ und 10000€ liegen.
			* Teilnehmendenausstattung - auch ein großer Posten. Hier schlagen vor allem die Teilnahme-Shirts, aber auch der Druck der Infohefte zu buche. Gegebenenfalls vorhandene Tagungstickets zählen auch in diesen Bereich.
	* Öffentlichkeitsarbeit - Ein verhältnismäßig kleiner Posten. Hauptsächlich Druck und Versand vom KoMa-Kurier und den Einladungen.		* Öffentlichkeitsarbeit - Ein verhältnismäßig kleiner Posten. Hauptsächlich Druck und Versand vom KoMa-Kurier und den Einladungen.
	* Kulturprogramm - Meist der kleinste Posten. Stadtführung.		* Kulturprogramm - Meist der kleinste Posten. Stadtführung.
	* Fixkosten - Ein nicht zu vernachlässigender großer Posten. ~~Helferausstattung~~, Versicherungen, Mieten für KfZ und ~~Kühlschränke~~. Und alles an was man vorher nicht gedacht hat.		* Fixkosten - Ein nicht zu vernachlässigender großer Posten. Helfendenausstattung, Versicherungen, Mieten für KfZ und Kühlgeräte. Und alles an was man vorher nicht gedacht hat.

	Bis auf die Kosten für die ~~Teilnehmershirts~~ und das Kulturprogramm sind diese Posten förderungsfähig. Bei der Verpflegung gilt dies jedoch nicht für die Kasse-des-Vertrauens-Artikel.		Bis auf die Kosten für die Teilnahmeshirts und das Kulturprogramm sind diese Posten förderungsfähig. Bei der Verpflegung gilt dies jedoch nicht für die Kasse-des-Vertrauens-Artikel.

	=== Kosten für Verpflegung ===		=== Kosten für Verpflegung ===

	Die Kosten für das ewige Frühstück kann man mit etwa ~~20€~~ pro Person veranschlagen. Dazu kommen dann die Kosten für die Warmverpflegung (Mensa, Catering, selber kochen/grillen)		Die Kosten für das ewige Frühstück kann man mit etwa 30-50€ pro Person veranschlagen. Dazu kommen dann die Kosten für die Warmverpflegung (Mensa, Catering, selber kochen/grillen).

	=== Kosten für Teilnehmerausstattung ===		=== Kosten für Teilnehmerausstattung ===

Yoni am 10. Mai 2023 um 14:38 Uhr

2023-05-10T14:38:43Z

← Nächstältere Version		Version vom 10. Mai 2023, 14:38 Uhr
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	* Wenn man eine KoMa organisiert hat man mit einem Kostenrahmen von 5000€ bis 8000€ zu tun.		* Wenn man eine KoMa organisiert hat man mit einem Kostenrahmen von 5000€ bis 8000€ zu tun.
	** ~~Listenpunkt Listenpunkt~~ Wenn man eine KIF-KoMa ausrichtet, wird der Kostenrahmen bei 15.000€ bis 20.000€ liegen.		** Wenn man eine KIF-KoMa ausrichtet, wird der Kostenrahmen bei 15.000€ bis 20.000€ liegen.
	* Eine saubere Buchführung sind unabdingbar für eine saubere, nachvollziehbare Endabrechnung.		* Eine saubere Buchführung sind unabdingbar für eine saubere, nachvollziehbare Endabrechnung.
	** Die meisten haben damit keine oder kaum Erfahrung. Lasst euch vom Förderverein helfen. Haltet euch an die hier genannten Hinweise		** Die meisten haben damit keine oder kaum Erfahrung. Lasst euch vom Förderverein helfen. Haltet euch an die hier genannten Hinweise

AlbertPiek am 28. Mai 2022 um 20:03 Uhr

2022-05-28T20:03:24Z

← Nächstältere Version		Version vom 28. Mai 2022, 20:03 Uhr
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	~~= Finanzen und Abrechnung =~~

	'''ACHTUNG: Die hier vorgestellten Zahlen sind mittlerweile (Stand Mai 2022) vermutlich stark veraltet und mit Vorsicht zu genießen!'''		'''ACHTUNG: Die hier vorgestellten Zahlen sind mittlerweile (Stand Mai 2022) vermutlich stark veraltet und mit Vorsicht zu genießen!'''

AlbertPiek am 28. Mai 2022 um 20:03 Uhr

2022-05-28T20:03:04Z

← Nächstältere Version		Version vom 28. Mai 2022, 20:03 Uhr
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	= Finanzen und Abrechnung =		= Finanzen und Abrechnung =

			'''ACHTUNG: Die hier vorgestellten Zahlen sind mittlerweile (Stand Mai 2022) vermutlich stark veraltet und mit Vorsicht zu genießen!'''

	Wenn man eine KoMa ausrichtet, muss man immer die Finanzen im Blick haben. Nicht nur, weil man nicht mehr ausgeben sollte als man einnimmt, sondern auch, weil die Finanzbuchhaltung für Dritte (BMBF, AStA, KoMa e.V.) nachvollziehbar sein sollte.		Wenn man eine KoMa ausrichtet, muss man immer die Finanzen im Blick haben. Nicht nur, weil man nicht mehr ausgeben sollte als man einnimmt, sondern auch, weil die Finanzbuchhaltung für Dritte (BMBF, AStA, KoMa e.V.) nachvollziehbar sein sollte.

AlbertPiek am 28. Mai 2022 um 20:01 Uhr

2022-05-28T20:01:22Z

← Nächstältere Version		Version vom 28. Mai 2022, 20:01 Uhr
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	Beachtet aber bitte folgende Hinweise:		Beachtet aber bitte folgende Hinweise:

	* Eure Hauptaufgabe wird es sein, für eine saubere Buchführung zu		* Eure Hauptaufgabe wird es sein, für eine saubere Buchführung zu sorgen. Den Abrechnungskram mit dem BMBF erledigt der Förderverein. Bitte hebt alle Originalrechnungen auf. Das BMBF akzeptiert keine Kopien.
	sorgen. Den Abrechnungskram mit dem BMBF erledigt der Förderverein.
	Bitte hebt alle Originalrechnungen auf. Das BMBF akzeptiert keine
	Kopien.

	* Hebt JEDE Rechnung sorgfältig auf. Am Besten in einer		* Hebt JEDE Rechnung sorgfältig auf. Am Besten in einer Klarsichthülle, diese in einem Aktenordner, den in einem Regal/Schrank! Seht zu, dass möglichst keine Privatpersonen Rechnungsempfänger sind. Habt ihr nen Förderverein: Gut, Sonst die Fachschaft selbst.
	Klarsichthülle, diese in einem Aktenordner, den in einem
	Regal/Schrank! Seht zu, dass möglichst keine Privatpersonen
	Rechnungsempfänger sind. Habt ihr nen Förderverein: Gut, Sonst die
	Fachschaft selbst.

	* Führt auch Buch über eure Bargeld-Kassen, warum wurde Geld		* Führt auch Buch über eure Bargeld-Kassen, warum wurde Geld reingelegt, wo kam es her? Wer hat Geld wozu herausgenommen? Trennt nach Möglichkeit Bargeldkassen für Teilnehmerbeiträge und T-Shirts.
	reingelegt, wo kam es her? Wer hat Geld wozu herausgenommen? Trennt
	nach Möglichkeit Bargeldkassen für Teilnehmerbeiträge und T-Shirts.

	* Die KoMa-Teilnehmer müssen sich JEDEN TAG in die Teilnehmerlisten des		* Die KoMa-Teilnehmer müssen sich JEDEN TAG in die Teilnehmerlisten des jeweiligen Tages eintragen. Eine Eintragung im Voraus oder im Nachhinein ist nicht erlaubt. Dies wird ggf. durch das BMBF kontrolliert. Jede fehlende Unterschrift kostet uns 40€. Jeder Teilnehmer, der sich also gar nicht einträgt, kostet uns also 160€!
	jeweiligen Tages eintragen. Eine Eintragung im Voraus oder im
	Nachhinein ist nicht erlaubt. Dies wird ggf. durch das BMBF
	kontrolliert. Jede fehlende Unterschrift kostet uns 40€. Jeder
	Teilnehmer, der sich also gar nicht einträgt, kostet uns also 160€!

	* Zur einfachen Eintragung schlage ich folgendes Verfahren vor:		* Zur einfachen Eintragung schlage ich folgendes Verfahren vor:

AlbertPiek am 28. Mai 2022 um 20:00 Uhr

2022-05-28T20:00:40Z

← Nächstältere Version		Version vom 28. Mai 2022, 20:00 Uhr
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	* Zur einfachen Eintragung schlage ich folgendes Verfahren vor:		* Zur einfachen Eintragung schlage ich folgendes Verfahren vor:
	** Jeder KoMa-Teilnehmer hat sich schon bei der Anreise in die		** Jeder KoMa-Teilnehmer hat sich schon bei der Anreise in die Liste für den entsprechenden Tag einzutragen, ihr erledigt dies direkt am Meldekopf.
	Liste für den entsprechenden Tag einzutragen, ihr erledigt		** Außerdem gebt ihr beim Zwischen- und Abschlussplenum die entsprechenden Listen rum.
	dies direkt am Meldekopf.		** Sollte das Abschlussplenum länger als Mitternacht gehen, könnt ihr die Sonntagslisten auch dann schon rumgeben. Ansonsten bitte den Hinweis geben, dass die Leute sich auch am Sonntag noch eintragen. Für den Donnerstag müsst ihr ggf. den Leuten hinterherlaufen. Wir hatten mit Aushängen im Info-Cafe in Bremen großen Erfolg, da wir Abends immer eine Liste der Leute anschlugen, die sich noch nicht eingetragen haben.
	** Außerdem gebt ihr beim Zwischen- und Abschlussplenum die
	entsprechenden Listen rum.
	** Sollte das Abschlussplenum länger als Mitternacht gehen,
	könnt ihr die Sonntagslisten auch dann schon rumgeben.
	Ansonsten bitte den Hinweis geben, dass die Leute sich auch
	am Sonntag noch eintragen. Für den Donnerstag müsst ihr ggf.
	den Leuten hinterherlaufen. Wir hatten mit Aushängen im
	Info-Cafe in Bremen großen Erfolg, da wir Abends immer eine
	Liste der Leute anschlugen, die sich noch nicht eingetragen
	haben.

	* Zum Rechnungswesen:		* Zum Rechnungswesen:
	** Bitte sorgt dafür, dass alle Einkäufe, die förderungsfähig		** Bitte sorgt dafür, dass alle Einkäufe, die förderungsfähig sind, durch Rechnungen/Kassenbons belegen könnt.
	sind, durch Rechnungen/Kassenbons belegen könnt.		** Achtet darauf, dass ihr förderungsfähige und nichtförderungsfähige Ausgaben auf verschiedenen Rechnungen stehen habt.
	** Achtet darauf, dass ihr förderungsfähige und
	nichtförderungsfähige Ausgaben auf verschiedenen Rechnungen
	stehen habt.
	** Kleine Rechnungen sind besser als Große!		** Kleine Rechnungen sind besser als Große!

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	** ca. 2-3 Kisten Softdrinks		** ca. 2-3 Kisten Softdrinks
	** Süßigkeiten im Wert von ca. 50€ (~1€/TN)		** Süßigkeiten im Wert von ca. 50€ (~1€/TN)
	** Verbrauchsmaterial wie Papierservietten, Haushaltsrolle,		** Verbrauchsmaterial wie Papierservietten, Haushaltsrolle, Alufolie, Frischhaltefolie, Einweghandschuhe, Einweggeschirr, Spül- und Reinigungsmittel, etc.
	Alufolie, Frischhaltefolie, Einweghandschuhe, Einweggeschirr,		** Teilnehmerausstattung: Tasche, Stifte, Papier, Namensschild, Infoheft, ÖPNV-Tickets aber NICHT Teili-Shirts!
	Spül- und Reinigungsmittel, etc.
	** Teilnehmerausstattung: Tasche, Stifte, Papier, Namensschild,
	Infoheft, ÖPNV-Tickets aber NICHT Teili-Shirts!
	** Veranstaltungsversicherung		** Veranstaltungsversicherung

Zeile 133:		Zeile 117:
	** Teilnehmer-T-Shirts,		** Teilnehmer-T-Shirts,
	** Kosten für Raummiete, Bewachung, Mietfahrzeuge, etc.		** Kosten für Raummiete, Bewachung, Mietfahrzeuge, etc.
	** Alkoholische Getränke und Softdrinks abgesehen von den obigen		** Alkoholische Getränke und Softdrinks abgesehen von den obigen Mengen
	Mengen
	** Süßigkeiten abgesehen von den obigen Mengen		** Süßigkeiten abgesehen von den obigen Mengen