How To Orga: Verantwortlichkeiten

Akteure bei der Planung

Bei der Planung einer KoMa gibt es zahlreiche Akteure mit verschiedenen Aufgaben. Eine davon, wenn auch eine der Wichtigsten, ist die Orga. Daneben gibt es noch:

• das KoMa-Büro
• den KoMa-Förderverein
• die vorherige KoMa Orga
• das KoMa-Kurier Team
• die Teilnehmenden

Was die Aufgaben dieser Akteure bei der Planung, Ausrichtung und Nachbereitung einer KoMa sind, wird im Folgenden beschrieben.

KoMa-Orga

Ihre Aufgabe ist es, eine KoMa auszurichten. Das schließt insbesondere Folgendes mit ein:

• Einladung und Informationen zur Anreise, nach Möglichkeit mit KoMa-Kurier
• Infoheft erstellen und drucken
• Neulingsheft drucken (ggf. bei der letzten Orga nachfragen ob noch welche vorhanden sind)
• T-Shirts und Namensschilder der Teilnehmenden
• Übernachtungsmöglichkeiten und Verpflegung
• Räume für die inhaltliche Arbeit der KoMa
• Aufrufe an die Teilnehmenden zum Ankündigen von Arbeitskreisen **vor** der KoMa (hier im Wiki)
• Überlegen, welche Räume wann verfügbar sind und Prüfung der Barrierefreiheit für die AKs.

Es wäre schön...

wenn sich die Orga auch noch um das Folgende kümmern würde. Wenn es nicht stattfindet kann man aber trotzdem damit leben:

• Kneipenführung und Stadtführung organisieren
• Teilnehmendenbeutel mit Stiften, Papier, etc.
• Rechnerzugang und WLAN-Zugang während der Konferenz
• E-Mail Verteiler für die Konferenzteilnehmenden
• Aufruf an andere regionalen Fachschaften zur Teilnahme (Besuche/Telefonanrufe)
• Organisation von 1-2 fachmathematischen Vorträgen
• Organisation von Impulsvorträgen/Keynotes

KoMa-Förderverein

• Falls die KoMa in Deutschland stattfindet, kümmert sich der Förderverein (in Absprache mit den Ausrichtenden) um Beantragung von Fördermitteln.
• Er ist Kontakt zur Deutschen Mathematikervereinigung (DMV), z.B. für Fachvorträge oder Informationsmaterial.
• Vorschüsse für die Ausrichtung.

KoMa-Büro

• hier gibt es Adresslisten aller Fachschaften
• es sammelt im Anschluss an die KoMa oder auch schon während der KoMa Materialien für das KoMa-Archiv
• es verwaltet eine Liste aller Menschen, die von der KoMa in den Studentischen Akkreditierungspool entsandt worden

Vorherige KoMa

• überreicht Fundkiste mit Resten der letzten KoMa
• gibt Erfahrungen der letzten KoMa weiter

KoMa-Kurier

Um Kosten zu sparen, versuchen wir -- wenn zeitlich und organisatorisch möglich -- den KoMa-Kurier der letzten KoMa mit der Einladung zu aktuellen KoMa zu verschicken. Damit das zeitlich klappt, sollte man mit dem Kurier-Team sprechen. Ebenso wird das Kurier-Team nach der KoMa auf euch zukommen und Informationen zur KoMa für den Tagungsband sammeln.

KoMa-Teilnehmende

• verantwortlich für die Arbeitskreise

Verantwortlichen innerhalb der Orga

Auch innerhalb des (Kern-)Orga-Teams ist es sinnvoll, Verantwortlichkeiten zu teilen. Üblicherweise wird dies anhand von Tätigkeitsfeldern gemacht, wie etwa

• Räume
• Finanzen
• Einkauf und Verpflegung

Interne Kern-Orga-Team Organisation

Gebt euch eine gute Teamorganisation. Legt frühzeitig Zuständigkeiten fest, und legt auch zwei Hauptverantwortliche fest, die im Zweifelsfall für alles gerade stehen und die Koordination der Treffen und die Protokolle übernehmen. Es ist wichtig, dass die beiden ständig untereinander Kontakt haben, sich regelmäßig austauschen und sich gegenseitig vertreten können.

Fangt früh genug mit der Organisation an. Viele Anfragen für Räume oder Finanzen dauern ihre Zeit. Den ersten Zeitplan könnt ihr euch schon erstellen wenn feststeht, dass ihr eine KoMa organisiert. Trefft euch ab fünf bis acht Wochen vor der KoMa regelmäßig (z.B. jede Woche einmal), und zu mal ein Treffen nach Bedarf. Schaut beim allerersten Treffen, dass ihr euch einen Terminplan macht, wann was zu geschehen hat. (Die Informationen im HowTo sind soweit komplett, also lauft ihr keine Gefahr, irgendwas Wichtiges zu vergessen.)