How To Orga: Zeitliche Übersicht

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Wenn man sich dazu entschieden hat eine KoMa zu organisieren, ist oft nicht klar, welche Aufgabenbereiche welche Dringlichkeit haben, weshalb hier zeitlich aufgeschlüsselt wird, was wann passieren sollte. Gerne dürfen Dinge schon früher passieren, um in der Zeit vor der Konferenz weniger Stress zu haben. Beachtet auch die gesammelten Tipps & Tricks.

Lange Vorher

  • Als allererstes: Die Entscheidung.
  • 1,5 Jahre Vorher: Auf der KoMa die Konferenz zu sich holen. Davor am besten mit dem KoMa e.V. sprechen.
  • Orgastruktur festlegen
    • Wie wird dokumentiert? Wo landen Dateien? Wie sollen die Mails aussehen (Signatur etc.)?
  • Zeitraum für die Konferenz festlegen, dann kann man sowohl intern als auch extern mit diesem Datum planen.
  • Die Veranstaltung bei der Uni/Fakultät/Fachbereich anmelden.
    • Je nachdem wie das bei eurer Uni läuft auch vor der Entscheidung im KoMa-Plenum.
  • Das How-To-Orga nochmal lesen.
  • Mit dem KoMa e.V. in Verbindung setzen.
  • Mit Altorgas in Verbindung setzen.
  • Sehr frühzeitig: Finanzierung & BMBF-Förderung mit dem Förderverein klären.
  • Unterkunft organisieren.
  • Finanzplan erstellen.
  • Im Semester vor der KoMa: Räume reservieren.
  • Logo & Design erstellen.
  • Orga-Mail-Adresse(n) erstellen.
  • Domain für Webseite zulegen.

Vorher (1-2 Monate)

2 Monate vorher

  • Mensen, Bäckereien, Caterer, etc. für Verpflegung anfragen.
  • Veranstaltungsversicherung abschließen.
  • Anmeldung freigeben.
  • Helfende anwerben
    • Eigene Fachschaft, andere Fachschaften, Komatiker*innen, ...
    • Engelsystem aufsetzen.
    • Arten von Schichten: KoMaNdozentrale, Frühstück, Einkaufen (Fahrerlaubnis benötigt), Aufräumen (währenddessen), Springer, Nachtwache (Schlafhalle und Frühstück), Awareness, Guides, Spülen, Anmeldung, Aufbau, Abbau
  • Exkursionen/Kulturprogramm/Kneipentour planen.
    • Werden ÖPNV-Tickets benötigt?
  • Tagungsheft erstellen.
    • Wichtige Nummern
    • Lageplan mit allen wichtigen Räumen
    • Wer sind Ansprechpersonen? Wie sind diese erkennbar?
    • Awarenesskonzept
    • Mörderspiel
    • Ablaufplan
  • Neulingsheft überarbeiten
  • Getränke bestellen
  • Kommunikation mit den Teilnehmenden während der Konferenz klären
    • Telegram Channel, Mailverteiler, Plenumsannouncements,...
  • Hardware organisieren (Töpfe, Herdplatten, Kühlschränke, Kühlwagen, Geschirrmobil, Beamer, Kamera fürs Gruppenfoto, ...)

1 Monat vorher

  • Anmeldung/Merchbestellung schließen.
  • Merch bestellen.
  • Transporter buchen.
  • Ewiges Frühstück:
    • Essensangebot festlegen (Allergien beachten!).
    • Aufbau planen.
    • Konkrete Einkaufsliste erstellen!
  • Falls selber gekocht wird: Welche Gerichte? Was wird benötigt? (konkrete Mengen!)
  • Plenumsleitung abklären (Wer macht die Folien?)
  • Hausrecht abklären

2-3 Wochen vorher

  • Wo bekommt man Hardware her?
    • Kaffeemaschinen, Herdplatten, Töpfe, Kühlschränke, Geschirr
  • Wie darf man die Elektrogeräte anschließen/Wird eine Elektroprüfung benötigt?
  • Räume durchchecken
    • Gibt es im Plenumssaal nachts eine Raumlüftung?
    • Ist im Plenumssaal ein funktionierendes Mikrofon vorhanden? (Sonst eins besorgen)
    • Funktioniert die Beamer?
    • Liegt überall Strom rum?
  • Mörderspiel organisieren

Kurz Vorher (in der Woche davor)

  • Drucken:
    • BMBF-Listen
    • Exkursionslisten
    • KdV-Liste
    • Hostellisten
    • Anmeldeliste
    • Badges
    • Tagungshefte (muss evtl früher geschehen)
  • Helfendeneinweisung durchführen.
  • Einkaufen.
  • Plenumsdurchsagen zusammenschreiben, fürs AP eine kleine Präsentation mit den wichtigsten Infos erstellen.
  • Check-In vorbereiten (Tagungsbeutel packen, Merch sortieren, Kasse vorbereiten).
  • Meme-Beamer einrichten.
  • Wenn sonst öffentliche Räume für die Konferenz verwendet werden: Aushängen, dass diese nicht benutzbar sind während der Konferenz.
  • Schlafplan für die Orgas erstellen.

Während der KoMa

  • Alles am Laufen halten.
  • Teilnahmebescheinigungen drucken
  • Ewiges Frühstück befüllen
  • Essen und Getränke nachkaufen
  • Kassenplan updaten/Ausgaben dokumentieren
  • Listen aushängen
  • Fototermin festlegen und kommunizieren
  • Am Ende: KdV abrechnen
  • Spaß haben, genügend Essen, genügend Trinken, genügend Schlafen <3

Nach der KoMa

  • Abrechnung erstellen (Intern und BMBF)
  • Dokumentation und so in die KoMa-Cloud packen
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