How To Orga: Anmeldung

Die Anmeldung der Teilnehmenden kann sehr gut mit Pretix umgesetzt werden. Damit könnt ihr den Ticketverkauf organisieren und insbesondere ist es über fachschaften.org nutzbar.

Neben den "normalen" Teilnahmetickets können über einen Pretix-Shop auch Merch, Maskottchen- oder Helfendentickets verkauft werden.

Um eine neue Veranstaltung mit Pretix zu erstellen, wird ein "Veranstalter" benötigt. Solche Organizer-Accounts können bei den Admins von fachschaften.org angefragt werden, jedoch existiert die Veranstalterin "Konferenz der deutschsprachigen Mathematikfachschaften" bereits. Um diese benutzen zu können, meldet man sich am besten beim KoMa-Büro. Nun kann man eine neue Veranstaltung anlegen und zudem Konfigurationen von früheren Konferenzen übernehmen. Die meisten Einstellungen sind relativ intuitiv und gut verständlich, leider sind es sehr viele und man kann leicht den Überblick verlieren.

Einstellungen: Bei der Gestaltung, den Texten und generellen Einstellungen könnt ihr sehr kreativ werden. Über die Zahlungsmöglichkeiten solltet ihr euch vorher Gedanken gemacht haben. Hier könnt ihr bestimmen, ob Barzahlung oder Überweisung angenommen werden und welchen Zahlungszeitraum ihr möchtet. Ihr könnt E-Mails an alle angemeldeten Personen verschicken und automatisch Rechnungen erstellen lassen.

Produkte: Hier könnt ihr verschiedene Produkte erstellen, die ihr verkaufen möchtet. Das können Teilnahme- und Maskottchentickets sein, Merchprodukte oder kostenlose Helfendentickets. Für die Produkte könnt ihr viele hilfreiche Einstellungen treffen, wie z.B. mengentechnische und zeitliche Verfügbarkeit, dass Teilnahmeshirts in den Teilnahmetickets enthalten sind oder, dass die kostenlosen Helfendentickets nur mit einem Gutschein gekauft werden können. Helfendentickets können praktisch sein, da ihr damit auch Allergien, die Shirtgröße oder Pronomen eurer Helfenden abfragen könnt. Für die Produkte könnt ihr dann eigene Fragen bestimmen. Beim Merch bietet es sich an, die gewünschte Größe abzufragen. Für Teilnahmetickets ist die folgende Liste bestimmt hilfreich:

• Vorname, Nachname (Spitzname, Pronomen)
• Bist du Studi? (wichtig für das BMBF), Studierst du an einer [deutschen] Hochschule? (oder [schweizerischen] oder [österreicherischen], kann wichtig für z.B. Mensapreise oder andere Rabatte sein), An welcher Hochschule studierst du?
• Benötigst du eine organisierte Unterkunft?
• Bist du während des ganzen Zeitraums der Konferenz volljährig?, Bist du während des kompletten Zeitraums der Konferenz jünger/gleich 26 Jahre alt? (ab diesem Alter gibt es oft Preisunterschiede, z.B. bei Jugendherbergen)
• Hast du ein Deutschlandticket/ÖPNV-Ticket?, Wird ein Parkplatz benötigt?
• Besteht eine Nahrungsmittelallergie oder -unverträglichkeit und wie schlimm?
• Brauchst du Barrierefreiheit? Falls ja, in welcher Form?
• An welchem Rahmenprogramm möchtest du teilnehmen?, Möchtest du am Mörderspiel teilnehmen?
• Studienbescheinigung für das Semester der KoMa hochladen lassen (erspart das spätere Einsammeln während der Konferenz)
• Gibt es weitere Anmerkungen an die Orga?

Unter "Fragen" können die Antworten eingesehen und bei Auswahlfragen, wie bei der Größe der Shirts, direkt die Anzahlen abgelesen werden. Achtet vielleicht darauf, dass ihr nur Freitextfelder macht, wenn es auch Sinn ergibt, da hier die Antworten verschieden ausfallen können und dann die Übersicht nicht mehr so schön ist (Beispiel: Wenn Menschen bei Shirtgröße "m" und "M" eingeben, sind das verschiedene Antworten).

Bestellungen: Hier könnt ihr die bereits eingegangenen Bestellungen und Statistiken sehen.

Gutscheine: Diese sind hilfreich, wenn ihr Produkte habt, die nicht für alle sichtbar sein sollen. Z.B. könnt ihr die Helfendentickets nur über Gutscheine verkaufen lassen, sodass sie für die normalen Teilnehmenden nicht sichtbar sind. Zudem kommt es vor, dass Menschen die normale Anmeldefrist verpassen, es für euch aber noch möglich ist, dass diese Person kommt. Dann könnt ihr einen Gutschein versenden, mit dem ein Teilnahmeticket gekauft werden kann, ohne den gesamten Ticketverkauf noch einmal komplett freigeben zu müssen.

Badges: Diese können mit Pretix erstellt werden, das ist eine Möglichkeit. Sie ist nicht unbedingt super schön, aber funktioniert. Dafür kann man im PDF-Ticket-Editor eine Vorlage erstellen und wählen, welche Antwort der Fragen (z.B. den Namen) eingefügt werden soll. Für eine bestimmte Klasse an Produkten, z.B. alle Bestellungen von Teilnahmetickets, können dann Badges erstellt werden. Es ist auch möglich, die Teilnahmebescheinigungen so zu erstellen.

Pretix hat wirklich sehr umfangreiche Möglichkeiten, eure Anmeldung zu gestalten. Ihr könnt alle Daten wie Listen und Rechnungen exportieren und mit Pretix selbst Dateien erstellen und verwalten. Dadurch, dass es so umfangreich ist, kann es schwierig sein, die richtigen Einstellungen zu treffen und finden. Hierfür könnt ihr euch aber an früheren Anmeldungen orientieren oder bei den Orgas nachfragen. Alles in allem ist Pretix ein sehr schönes und intuitiv nutzbares Tool, was gut funktioniert, wenn man sich einmal durchgeklickt hat.